Для успешности проекта необходимо подобрать команду специалистов. При этом важно понимать, в какой среде существует или будет существовать проект.
Для понимания типа среды, в которой существует продукт или проект и с целью определения максимально эффективных процессов работы в соответствующей среде разберем модель Кеневин.
Выделяется четыре типа сред (или типа систем):
1) Простые — заранее известно как и что нужно делать, и нужно реализовывать лучшие практики. Деятельность может быть зарегламентирована. Пример — создание бургеров в Макдоналдс.
2) Сложные — здесь есть хорошие практики, но постоянно возникает некоторая неопределенность, связанная с обстоятельствами возникающими в процессе реализации, поэтому такую работу нельзя зарегламентировать полностью. Здесь эксперт должен обладать хорошей компетентностью. Пример — строительство моста.
3) Запутанные — непонятно что происходит и что делать. Пример — создание стратапа / нового бизнеса. Здесь нужно исследовать, делать эксперименты и тесты, непрерывно получать необходимую информацию. Хорошо здесь работает Agile майндсет (позволяет действовать гибко в условиях неопределенности, тогда как обычные подходы перестают быть эффективными). Для запуска бизнеса здесь используется, например, методология Lean Startup, которая помогает снизить количество неопределенности.
4) Хаотичные — ничего непонятно, практик нет или они недоступны, все постоянно меняется. Нужно непрерывно действовать, чтобы получать новую информацию и корректировать движение в процессе.
Предложенная Дейвом Сноуденом (Dave Snowden) в 1999 модель Кеневин по сути практически полностью воспроизводит идеи Игоря Ансоффа, который за 10 лет до этого в своей фундаментальной монографии «Стратегическое управление» предложил 5-ти бальную шкалу нестабильности внешней среды и разработал рекомендации по использованию для каждого уровня соответствующего инструментария менеджмента. Сноуден просто свернул эту шкалу в «улитку» из 4 квадрантов и украсил этот рисунок синапсом. От этого линейный характер нарастания в оценке нестабильности внешней среды не изменился. Да и рекомендации, в целом, — тоже.
Cуть модели в том, чтобы четко определить в какой среде находится проект, и исходя из этого выстроить рабочие процессы. Это снижает риски и помогает избежать ситуации, когда процесс не соответствует среде.
Например, избежать ошибки многих начинающих бизнесменов — когда стартап начинает заниматься долгосрочным планированием. Или когда, сталкиваясь со структурной проблемой в бизнес-процессе, команда начинает заниматься описанием регламентов, вместо того, чтобы собрать обратную связь от участников и поменять сам процесс.
В чем разница
Чтобы понять, какой организационный формат выбрать на проект, давайте сначала разберемся в терминах.
- Специалист — один человек с опытом решения похожих задач. Он автономно выполняет задачу и выдает предсказуемый результат.
- Рабочая группа – стандартная команда в корпоративной структуре, где роли заранее распределены и закреплены руководителем группы. Есть четкая иерархия. Каждый участник несет ответственность только за свой блок и решает проблемы в рамках этой ответственности.
- Гибкая команда – проектная команда, которая собирается для решения конкретной задачи. Работа ограничена по времени и все участники ориентированы на результат. В команде партнерские отношения, роли могут меняться по ходу работы, каждый член команды отвечает за общую эффективность проекта и участвует в решении возникающих проблем.
Когда нужен специалист
Специалист нужен на простые, предсказуемые задачи, когда точно понятно, какой результат надо получить. Для такого проекта достаточно найти человека, у которого уже есть опыт решения такой же задачи — он повторит лучшие практики и выдаст предсказуемый результат.
Такой подход применим, например, для редактуры, дизайна, простых программных задач, когда нужно повторить уже существующую практику.
Плюсы:
- не требует руководителя проекта, можно работать напрямую со специалистом;
- минимум бюджета на поиск и найм;
- нет коммуникационных сложностей с другими участниками команды.
Минусы:
- не подходит для сложных и многосоставных задач;
- работает медленнее, чем группа.
Когда нужна рабочая группа
Рабочая группа нужна для усложненных систем — когда на основании предыдущего опыта надо решить новую задачу, или задачу, которая состоит из нескольких разрозненных этапов. В таких задачах нужна командная работа с экспертизой каждого участника.
Рабочая группа может использовать уже испробованные успешные практики, которые дали результат в похожих условиях. Для какой-то части проекта можно пригласить эксперта, который поможет определиться с тем, что лучше решит проблему.
Плюсы:
- может решить много составную задачу;
- можно собрать внутри корпорации из существующих специалистов;
- участники ориентированы на отношения внутри группы, поэтому нет сложностей в коммуникации.
Минусы:
- не подходит для создания новых процессов или нестандартных задач;
- участники могут пренебречь качеством для соблюдения формальных сроков;
- проблемы решаются по мере возникновения, никто не озабочен предсказанием и коллективным решением проблем из-за отсутствия общей ответственности.
Когда нужна гибкая команда
Гибкая команда нужна для новых, нестандартных проектов с высокой степенью неопределенности. Это задачи, которые меняют процессы бизнеса или создают новые. В этой ситуации изначально нельзя сказать, какой результат надо получить — можно только поставить цель. А способы и решения участники придумают и протестируют уже в процессе работы.
Главная особенность гибкой команды — участники подбираются по принципу личной заинтересованности в проекте, они ориентированы на результат, а не процесс.
Гибкая команда не просто кросс-функциональна, она может перераспределить роли и ресурсы в процессе работы. Участники строят гипотезы, проверяют их на небольших масштабах и собирают обратную связь от среды. Процесс движется отдельными итерациями, после каждой план действий дорабатывается, и запускается проверка новой гипотезы.
Плюсы:
— разрабатываются инновационные решения;
— подходит для стратегических проектов и разработки новых бизнес-процессов;
— участники ориентированы на качественный результат, имеют внутреннюю мотивацию;
— дает возможность создать продукт или решение, которое сложно создать в существующих условиях (инертность среды, бюрократия, недостаток необходимых компетенций).
Минусы:
— команда работает в непредсказуемой среде, поэтому есть права на ошибку и на перенос сроков, при этом скорость реализации достаточно высокая;
— требует отдельного человека для организации коммуникации и выстраивания рабочего фрейма.
